A missão de ensinar é sempre um desafio para as Instituições de Ensino (IE). Para que essa tarefa possa ser realizada com mais facilidade, qualidade e eficácia, uma oportunidade percebida no setor de educação atualmente é a cooperação entre Instituições de Ensino, sejam elas privadas ou públicas.

A colaboração entre as IEs pode trazer inúmeros benefícios, diretos e indiretos, a todos os envolvidos, iniciando pelo aumento da qualidade do ensino prestado aos estudantes, passando pela satisfação dos pais e responsáveis, chegando até ao reconhecimento da autoridade da Instituição de Ensino diante da comunidade.

Confira, neste post, dicas valiosas sobre como aplicar essa ideia em sua IE e conheça os benefícios!

Trace o perfil da sua Instituição de Ensino

A cooperação entre Instituições de Ensino é um meio para atingir resultados mais amplos ou mesmo conquistar outras perspectivas diante do mercado educacional. Por essa razão, antes de buscar uma parceria, é importante compreender todas as demandas da Instituição de Ensino.

O gestor da IE deve averiguar quais são os problemas que devem ser solucionados, analisar as prioridades e objetivos dos seus alunos, da comunidade acadêmica e também da comunidade externa de modo geral.

Cada gestor deve, ainda, compreender qual formato de parceria atende às exigências da IE naquele determinado momento e também a médio e longo prazo.

Sabendo o perfil da IE será mais fácil encontrar outras instituições com perfil e expectativas semelhantes para que uma rede de cooperação possa ser formada.

Busque por Instituições de Ensino com os mesmos objetivos

Para que a cooperação entre Instituições de Ensino dê certo, as IEs envolvidas devem compartilhar dos mesmos objetivos ou, do contrário, a parceria pode não trazer os benefícios esperados.

Entre os principais objetivos que as instituições desejam alcançar quando formam uma parceria estão a melhoria na qualidade de ensino, a capacitação contínua de seus profissionais e a redução de custos com aquisição de materiais. Porém, podem existir outros objetivos e eles devem ser bem alinhados entre as IEs.

Muitos dos objetivos buscados pelas IEs estão ligados diretamente às suas estratégias de negócio. Sendo assim, na cooperação entre Instituições de Ensino, cada IE deve deixar de enxergar a outra apenas como um concorrente e passar a enxergar também como um parceiro, tendo diálogo aberto sobre as estratégias de negócios que podem contribuir para o alcance do objetivo comum.

Acompanhe as próximas dicas e conheça os benefícios da cooperação entre Instituições de Ensino. Vamos lá!

Foque nos benefícios institucionais

As IEs que formam parcerias, convênios ou fazem parte de redes de cooperação com outras instituições buscam ter acesso à diversos benefícios de acordo com a estratégia definida entre elas. Elencamos aqui alguns dos benefícios institucionais:

• diminuição de custos operacionais, pois as IEs podem oferecer cursos em conjunto, compartilhando a estrutura física e outros recursos;
• redução de custos com aquisição de materiais, pois as IEs podem obter maiores descontos fazendo grandes compras com os mesmos fornecedores;
• melhoria no processo de ensino e aprendizagem, através da troca de conhecimento, de cultura e da unificação de pesquisas entre as IEs;
• barateamento dos custos com capacitação de professores e demais profissionais, através de formação coletiva contando com profissionais de todas as IEs envolvidas;
• aumento da qualidade dos serviços prestados, proporcionado pela troca de informações estratégicas entre as IEs.

Tenha em mente os benefícios para alunos e responsáveis

Algumas opções de parceria contribuem muito para o crescimento e reconhecimento das IEs diante da comunidade. São parcerias formadas com empresas especializadas em algum setor, como música, informática ou língua estrangeira. Muitas empresas oferecem esses serviços em troca de publicidade dentro das Instituições de Ensino.

Uma outra opção está na parceria com investidores como, por exemplo, os patrocinadores de projetos de iniciação científica ou aqueles que investem no desenvolvimento de minicursos dentro da IE. Em troca, os patrocinadores pedem que seus nomes ou marcas sejam citados em campanhas e outros tipos de divulgação dos projetos.

Pensando em promover uma experiência positiva e atrativa para alunos e pais, os gestores das Instituições de Ensino podem buscar parcerias com empresas que forneçam serviços ou produtos com desconto ou por meio de convênios. Institutos especializados em esportes, como judô e futebol, podem ser uma ótima opção. Livrarias, por exemplo, são boas aliadas em programas de incentivo à leitura ou para a ampliação de conhecimentos específicos e desejáveis ao currículo do aluno.

Para as Instituições de Ensino, a parceria se transforma em um potencial de fidelização dos alunos, pais e responsáveis, já para a empresa parceira, a parceria é uma nova fonte de renda.

Não esqueça dos benefícios para a comunidade

Parceiros que trabalham em áreas de cunho social, como as voltadas à saúde ou ao bem-estar, podem ser ideais para Instituições de Ensino que visam a ampliação da consciência social de seus alunos.

As entidades parceiras podem oferecer palestras, oficinas e workshops para os alunos das Instituições de Ensino. As IEs podem disponibilizar aos seus estudantes algumas atividades extracurriculares em ações sociais e solidárias, aumentando o conhecimento prático do aluno em determinada disciplina e beneficiando toda a comunidade com atendimento de alta qualidade.

Agora que você já conhece todos os tipos de benefícios que a cooperação entre Instituições de Ensino pode proporcionar, confira a última dica!

Faça avaliações e dê retornos a todos os envolvidos

Ao final da parceria, é necessário que ambos os lados tenham encontrado benefícios durante o processo. Com uma avaliação constante é possível medir os resultados e alinhar metas para próximas oportunidades de cooperação.

Vale lembrar que alguns índices nacionais de avaliação podem ser usados pelas Instituições de Ensino para mensurar avanços no caso da qualidade do ensino e aprendizagem de temas específicos. Para melhorias que vão além desses métodos, é interessante a realização de pesquisas com professores, alunos, pais e também com a comunidade externa, buscando saber suas impressões.

Com essas dicas de cooperação entre Instituições de Ensino a IE pode proporcionar uma experiência muito mais prazerosa e de qualidade aos seus alunos. Compartilhe esse post em suas redes sociais e espalhe essa ideia na sua comunidade!

O gestor escolar é uma das figuras mais importantes de uma Instituição de Ensino. Ele é responsável por diversas atribuições, que vão desde o planejamento da estrutura curricular, passando pela definição de estratégias para melhorar a aprendizagem dos estudantes, chegando até o alinhamento do ensino com as exigências atuais da sociedade e órgãos reguladores.

O papel do gestor no crescimento e desenvolvimento de uma Instituição de Ensino é amplo. Ele deve ser o agente responsável por mudanças ao mesmo tempo em que precisa ter habilidade para gerenciar desafios pontuais como, por exemplo, a recepção de comitivas fiscalizadoras do governo e as reuniões com professores, alunos e familiares.

É necessário compreender que todo profissional que deseja atuar como gestor, ou já exerce essa função, precisa estar atento às evoluções tecnológicas e ser capaz de conduzir a Instituição de Ensino rumo à modernização de seus processos.

Quer descobrir mais detalhes sobre o papel do gestor escolar no crescimento das Instituições de Ensino? Confira o nosso post!

Qual é o papel do gestor escolar?

O papel do gestor escolar vai muito além de aspectos operacionais, burocráticos e administrativos da Instituição de Ensino. O trabalho do gestor também é essencial nos diferentes aspectos que permeiam a vida acadêmica dos alunos, pois esse profissional é um dos responsáveis pela qualidade do ensino e do aprendizado dos estudantes.

O gestor escolar é quem planeja e executa ações como as listadas a seguir.

Motivar os alunos

Prezar pela qualidade do ensino, estabelecendo e garantindo que os métodos de ensino da instituição sejam os melhores possíveis, é o primeiro dever do gestor escolar.

O gestor e sua equipe de docentes são responsáveis por planejar medidas que visem motivar e engajar os alunos junto ao ensino, facilitando a absorção de conhecimentos e o desenvolvimento dos estudantes conforme a estrutura curricular proposta pela IE.

Também é papel do gestor buscar meios que favoreçam o envolvimento da família e de toda a comunidade escolar nas atividades da IE, promovendo o diálogo entre a equipe interna e os agentes externos à Instituição de Ensino.

Fazer a gestão do corpo docente

O corpo docente precisa ser bem gerido e isso não significa apenas substituir professores quando faltam ou colaborar na organização e divisão das disciplinas da matriz curricular entre eles.

É preciso que o gestor adote ações de valorização e reconhecimento dos professores, oferecendo as ferramentas necessárias para que os professores possam realizar um bom trabalho, objetivando que se sintam mais motivados para ministrarem as aulas e desenvolverem atividades inovadoras e lúdicas, que ampliem o gosto dos alunos pelo conhecimento.

Fomentar o trabalho em equipe entre os docentes e funcionários

Um bom gestor escolar precisa adotar medidas que fomentem o trabalho em equipe entre os professores e os demais funcionários da instituição, para que o objetivo pedagógico da IE possa ser alcançado mais facilmente, sempre otimizando o processo de ensino-aprendizagem.

Uma equipe integrada é mais ágil, fácil de gerenciar e também mais engajada com os valores, metas e objetivos da Instituição de Ensino, impactando positivamente os resultados da IE e gerando um ambiente mais agradável para os estudantes.

O uso de ferramentas de gestão educacional, portais acadêmicos e aplicativos, possibilitam uma maior integração entre as equipes, desburocratizando algumas atividades, tornando o relacionamento ainda mais harmonioso, economizando tempo e aumentando a produtividade de modo geral.

Integrar a área administrativa com a pedagógica

O gestor deve trabalhar pela integração da área administrativa com a área pedagógica. Essa integração é fundamental para que os processos internos funcionem adequadamente, evitando transtornos para os alunos e responsáveis como, por exemplo, problemas que envolvem documentos pessoais, notas, mensalidades, etc.

Toda a documentação, as prestações de contas e as rotinas burocráticas devem fluir de modo otimizado entre as áreas administrativa e pedagógica. Para isso, é aconselhado que o gestor adote um sistema de gestão escolar integrado (ERP), que automatiza os processos de todas as áreas da IE, integrando os setores e agilizando a interação entre os agentes envolvidos.

Um ERP possibilita que o gestor escolar acompanhe o desempenho da IE permitindo que se estabeleçam rotinas mais efetivas para a utilização dos recursos físicos e financeiros da instituição. Tudo é feito conforme a demanda das áreas, permitindo a tomada de decisões estratégicas com base em dados mais concretos.

Definir estratégias para impulsionar o crescimento da IE

O gestor escolar tem a responsabilidade de definir estratégias que impulsionem o crescimento da IE no mercado educacional.

É do gestor que partem as decisões que direcionam as equipes nas ações institucionais para atrair mais alunos, para aumentar a qualidade do ensino e para obter o reconhecimento da sociedade aumentando a autoridade da IE.

Para tomar decisões da forma mais acertada possível, o gestor escolar deve se capacitar e contar com um bom sistema de business analytics. Um sistema de business analytics especializado no negócio Educação permite traçar metas, acompanhar as informações em tempo real e realizar análises preditivas e proativas, fazendo com que o gestor antecipe-se às necessidades do mercado e coloque a IE à frente dos concorrentes.

Agora que você já sabe tudo sobre o papel do gestor escolar, que tal conhecer um pouco sobre o papel do coordenador gestor nas Instituições de Ensino? Continue conosco!

Qual é o papel do coordenador gestor?

Atualmente, é muito comum que nas Instituições de Ensino os coordenadores de cursos exerçam o papel de coordenador gestor. Esse profissional tem a capacidade de gerenciar todos os aspectos administrativos e pedagógicos relacionados com os cursos que coordena.

Através de sistemas ERP e de business analytics, o coordenador consegue acompanhar em tempo real todas as informações referentes aos cursos, turmas e alunos que estão sob sua responsabilidade.

Com o apoio de um ERP também é possível gerenciar todas as atividades desenvolvidas pelos professores e cruzar essas informações com o desempenho obtido pelos alunos nas disciplinas.

Com um software de business analytics voltado para o setor educacional, o coordenador consegue traçar metas e realizar análises de acordo com diversos cenários pré-configurados.

Com todas essas informações, o coordenador gestor tem mais autonomia para definir estratégias para melhorar o processo de ensino-aprendizagem em seus cursos e para tomar decisões referentes às atividades dos alunos, professores e dos colaboradores que integram a sua equipe, contribuindo, assim, para o sucesso da Instituição de Ensino.

Ficou com alguma dúvida sobre o papel do gestor escolar no crescimento de uma Instituição de Ensino? Assine a nossa newsletter e fique por dentro de tudo sobre o mercado educacional!

Assim como um comércio precisa atrair e fidelizar seus clientes para se manter em destaque no mercado, o mesmo acontece com as Instituições de Ensino (IE), que precisam entender as necessidades de seus estudantes para atrair novos alunos, aumentar a retenção de alunos e alcançar bons resultados.

As ferramentas de relacionamento com os estudantes e responsáveis têm se tornado grandes aliadas dos gestores das IE, pois contribuem para a definição de estratégias que permitem diminuir a evasão de alunos e trabalhar a fidelização deles para com a Instituição de Ensino.

Quer saber outras formas de aumentar a retenção de alunos na sua IE? Então acompanhe o passo a passo que separamos para você!

PASSO 1: Invista na gestão e aumente a retenção de alunos

As práticas de gestão causam um grande impacto nos resultados da IE e, consequentemente, na retenção de alunos. Para diminuir o impacto negativo, os processos da IE devem ser aperfeiçoados constantemente e devem envolver todos os profissionais que têm um relacionamento direto com os estudantes.

Investir em tecnologia é uma excelente opção para a Instituição de Ensino automatizar seus processos e melhorar a gestão. Para conseguir absorver tudo o que a tecnologia tem a oferecer, é importante que o gestor da IE pesquise quais softwares têm os recursos adequados para atender as necessidades da instituição.

As funcionalidades mais buscadas nos softwares de gestão para IEs são: relatórios sobre o desempenho e frequência dos estudantes, indicadores de evolução na captação e retenção dos alunos, estatísticas de efetivação e trancamento de matrícula, avaliação dos professores, entre outros.

Grande parte das funcionalidades necessárias à gestão de uma Instituição de Ensino podem ser encontradas em um bom software ERP (Enterprise Resource Planning), porém as funcionalidades mais específicas e relacionadas a área acadêmica só podem ser encontradas em um software especializado no negócio Educação – como um ERP Educacional – por isso é importante que o gestor da IE saiba o que é um ERP e também  como escolher um ERP para a sua Instituição de Ensino.

PASSO 2: Entenda os motivos de saída e diminua a evasão de alunos

Para conseguir reter os alunos, é fundamental que a IE descubra e entenda quais são as causas que levam um estudante a sair da instituição. Ferramentas internas de relacionamento com os alunos e, até mesmo, as redes sociais apresentam informações importantíssimas para as IEs.

O processo de descoberta e análise dos motivos de saída dos alunos permite que a Instituição de Ensino aja de maneira focada no problema maior apontado pelos estudantes e crie estratégias eficazes para resolvê-los.

Para que a IE tenha ainda mais sucesso no processo de retenção de alunos é importante que, no decorrer do período letivo, ela realize o acompanhamento dos baixos níveis de desempenho e frequência dos alunos, dos pedidos de transferência, dos problemas disciplinares e demais comportamentos dos alunos que demonstram insatisfação, pois é muito comum o aparecimento desses sinais antes da evasão.

Para acompanhar todos os indicadores necessários e poder identificar as possibilidades de evasão, a Instituição de Ensino pode contar com softwares especializados em Business Analytics para Educação, que proporcionam monitoramento em tempo real de todas as informações da IE, realizando análises preditivas e proativas, fazendo com que a IE possa se antecipar e agir contra a possível evasão dos alunos.

PASSO 3: Melhore as políticas de inadimplência e proteja a sua IE

A inadimplência é um assunto muito delicado e também um problema para praticamente todas as Instituições de Ensino. A IE não pode deixar de oferecer a educação para o aluno durante o período letivo por falta de pagamento e ainda precisa cobrar os responsáveis financeiros sem causar constrangimentos ou mesmo desgastar o relacionamento com eles.

O ideal é que a Instituição de Ensino tenha uma política de inadimplência bem definida e esclarecida junto aos alunos, pais e responsáveis. Todos os termos da política de inadimplência devem ser ressaltados no momento da matrícula ou rematrícula. A política de inadimplência também precisa estar disponível a qualquer tempo, para que alunos e responsáveis possam consultá-las, podendo a consulta ser feita pelos portais, aplicativos e outros canais oferecidos pela instituição.

Uma dica importante para a IE é tomar alguns cuidados básicos no momento da matrícula. A IE pode, por exemplo, solicitar aos pais uma comprovação de renda e até mesmo um fiador para garantir que o pagamento será efetuado e que os responsáveis realmente têm condições de manter o aluno na instituição. Outra dica é consultar o SERASA (Centralização de Serviços dos Bancos) para levantar o histórico de dívidas dos contratantes.

PASSO 4: Aposte em diferenciais competitivos e engaje os alunos

O perfil dos alunos tem mudado com bastante frequência, assim como suas necessidades e habilidades necessárias para atingir o sucesso nos objetivos acadêmicos.

Muitas Instituições de Ensino têm investido em atividades diferenciadas para conseguir melhorar os resultados obtidos pelos alunos no decorrer do período letivo. Esses diferenciais também contribuem para a retenção de alunos e atração de novos estudantes para a IE.

Para poder oferecer diferencial competitivo para o seu público alvo, a Instituição de Ensino precisa entender quais são os hábitos e as expectativas dos alunos, pais e responsáveis envolvidos com a IE. Só após conhecer o seu público profundamente é que a Instituição de Ensino poderá acertar na escolha dos recursos e atividades a serem oferecidos.

Podemos citar como ações muito utilizadas e efetivas:

• feiras, festas e exposições;
• aulas de reforço e de concentração para provas;
• adoção de metodologias ativas de ensino-aprendizagem;
• simulados para o ENEM ou outras avaliações específicas;
• inclusão da gamificação no processo de educação;
• portais e aplicativos que fornecem informativos, notas e materiais de apoio aos estudantes;
• portais para os pais e responsáveis visualizarem as informações acadêmicas dos alunos e o demonstrativo financeiro dos serviços contratados;
• site ou página nas redes sociais que divulgam os projetos e aproximam a IE da comunidade acadêmica.

Gostou das nossas dicas de como aumentar a retenção de alunos? Tem alguma prática que você adota em sua IE que traz bons resultados ou já utilizou alguma que não teve tanto sucesso? Deixe um comentário nos contando como foi a sua experiência!

O setor de educação foi um dos que mais se expandiu nos últimos anos, tornando-se mais amplo e com mais oportunidades, porém, mais competitivo. Com a evolução tecnológica e a ampliação dos programas governamentais voltadas ao ensino, os quais priorizaram a concessão de crédito estudantil e bolsas de estudos, o que se viu foi o surgimento de Instituições de Ensino (IEs) com diferentes modelos de atuação. Nesse cenário, aumentar as matrículas virou um desafio constante.

Assim, a área de vendas dentro das IEs aumentou sua importância, sendo decisiva para o bom desempenho econômico e crescimento dessas entidades. Sabemos que elevar o número de alunos de uma Instituição de Ensino não é tarefa simples, mas é possível desenvolver estratégias que colaborem nesse sentido.

Para ajudar a vencer esse desafio, separamos 5 dicas de vendas que podem ser aplicadas na sua IE. Confira!

1. Desenvolva uma sensação de urgência

Desenvolver campanhas que tragam uma sensação de urgência, como ter a necessidade de efetivar a matrícula logo após passar no vestibular, é nossa primeira dica. Aliás, é uma excelente estratégia para aumentar as matrículas da sua IE!

Basicamente, essa estratégia consiste em divulgar bolsas parciais ou integrais, ofertas, descontos nas mensalidades ou em outros serviços, sempre apelando para um tempo limite, ou seja, informando aos potenciais alunos que eles precisam se matricular até determinada data sob pena de perderem esses benefícios.

Campanhas que oferecem alguns benefícios somente para os primeiros “X” alunos matriculados, ou seja, tendo limite de concessões, também é uma boa estratégia.

Todas essas ações geram uma sensação de urgência, de pressa, pois ninguém gosta de perder promoções, descontos e outras vantagens, ainda mais em cursos que durarão anos.

2. Invista em marketing de conteúdo voltado para vendas

Para captar mais alunos, é importante estar atento aos meios digitais, especialmente em relação às principais técnicas de marketing de conteúdo voltadas para vendas.

A Web é uma importante aliada para IEs que desejam aumentar as matrículas, especialmente porque o público jovem se faz presente nela de forma constante e ativa.

É fundamental realizar um correto planejamento de conteúdo para atrair e engajar leads (contatos) visando transformá-los em alunos. Não esqueça de planejar a produção de conteúdo pensando também nos pais ou responsáveis pelos alunos, pois eles também estão na Web e são os que possuem maior poder de decisão no momento da matrícula.

Invista em conteúdo para todos os estágios do funil de vendas, desde a captação dos leads, passando pela gestão de relacionamento nas redes sociais e outros canais, até chegar na conversão e fidelização do aluno.

Está gostando das nossas dicas? Continue conosco e confira as próximas!

3. Invista em Inbound Sales

Inbound sales, ou vendas inbound, é um conceito que visa a utilização de meios tecnológicos, como aplicativos móveis, sites, mídias sociais e outras ferramentas, para atrair clientes de forma natural, sem ser invasiva. Está intimamente ligado ao marketing de conteúdo e ao inbound marketing, que também objetivam a captação de leads de forma orgânica, agregando valor a eles.

As equipes de vendas precisam aplicar ações de inbound sales em suas estratégias, podendo até mesmo integrá-las a outras das dicas citadas. Fazendo assim, no momento da abordagem direta, a equipe de vendas conseguirá que os leads estejam mais preparados e engajados para tomar a decisão de matricular-se em sua IE.

4. Padronize o processo de abordagem dos vendedores

É muito importante estabelecer um processo de abordagem para que os vendedores consigam chegar até os potenciais alunos em momentos propícios, já sabendo quais são suas necessidades e o que abordar para convencê-los a se matricular.

O processo de abordagem deve ser definido pela equipe de vendas em conjunto com a equipe de marketing e de atendimento, para que os vendedores não só saibam o momento certo da abordagem, mas também tenham em mãos as informações coletadas nas campanhas de marketing e nos meios virtuais (via ações de relacionamento ou inbound marketing), tornando as ações de vendas mais eficientes.

Para não perder o foco, é importante definir um SLA (Acordo de Nível de Serviço) entre os setores de marketing e vendas da IE. Nesse acordo deve ser combinado, por exemplo, quantos leads qualificados pelo marketing serão entregues para o setor de vendas trabalhar. Em contrapartida, o acordo deve estabelecer quantos desses leads serão abordados por dia pelo setor de vendas, afim de que se cumpram as metas estabelecidas para aumentar as matrículas da Instituição de Ensino.

5. Busque formas de trabalhar leads que não se matricularam

Aqueles leads que não foram convertidos (potenciais alunos que não se matricularam) não devem ser descartados pela sua equipe de vendas. É vital que ela trabalhe mecanismos, como envio de e-mails ou outros contatos periódicos, para tentar transformar esses leads em alunos no futuro.

Se um lead não se converteu em um aluno de curso regular, ele pode ter potencial para se tornar um aluno de um curso de extensão ou de cursos livres da IE. Para isso, vale pesquisar quais foram os motivos que fizeram os potenciais alunos não se matricularem, bem como os principais assuntos que eles mais comentam sobre as IEs. É preciso que a equipe de vendas se prepare bem para uma nova abordagem!

Veja um resumo das dicas que você acompanhou até aqui!

Dica bônus! Fidelize os clientes para aumentar as matrículas

Além de aplicar as dicas acima para aumentar as matrículas da sua Instituição de Ensino, também é importante adotar estratégias para reter os alunos que já estão matriculados, buscando aumentar seus níveis de satisfação, objetivando sua fidelidade. Assim, eles mesmos se encarregarão de divulgar a sua IE para mais pessoas, fazendo o famoso marketing boca a boca.

O processo de fidelização dos alunos atuais da IE poderá ser trabalhado e explorado pelo setor comercial por meio de concessão de descontos, bolsas de estudos e outros benefícios para quem contribuir com a indicação da Instituição de Ensino e essa indicação se converter em novas matrículas. Lembre-se, seus atuais clientes são seus melhores vendedores!

Agora que você já conferiu todas as dicas, que tal colocá-las em prática na sua IE? Se já tem utilizado algumas delas para aumentar as matrículas, compartilhe conosco nos comentários!

Ainda que sua Instituição de Ensino tenha um amplo espaço e bons profissionais, outras instituições também podem oferecer o mesmo. Com tanta concorrência, como captar mais alunos? Para chamar a atenção de pais e alunos é preciso ter um algo a mais, aquele diferencial que faz com que as atenções sejam voltadas para o seu estabelecimento.

Investir em projetos que envolvam a família e a comunidade é uma boa maneira de captar mais alunos para a sua IE. Quer mais ideias? Então veja abaixo a lista que preparamos com as melhores práticas do mercado educacional que vão te ensinar como captar mais alunos, como tornar sua instituição reconhecida na região e como aumentar ainda mais o número de matrículas!

Descubra como captar mais alunos

1. Analise o seu concorrente

O primeiro passo é saber o que as outras instituições estão oferecendo e o que a sua pode fazer para ganhar maior destaque. Você não ganhará destaque ou preferência se oferecer o mesmo que todas as outras já oferecem. É necessário encontrar o próprio diferencial, a cereja no topo bolo.

2. Conheça a opinião de quem já faz parte

É sempre bom fazer uma pesquisa interna, saber o motivo pelo qual as pessoas escolheram a sua Instituição de Ensino e não outra. O que fez com que elas dessem preferência para a sua? Por que o aluno e os pais decidiram pela sua?

Através dessas respostas é possível criar boas campanhas destacando os seus pontos fortes e deixando de lado outras características que não contam muito na hora da escolha de pais e alunos.

3. Invista em bons conteúdos

Quando alguma família for até a secretaria buscando por informações, significa que ela cogita a sua IE como uma boa opção para matricular o filho. Você pode pegar o e-mail deles e cadastrar no seu banco de dados para oferecer conteúdos relevantes. Se a sua instituição oferece bolsa de estudos, seja parcial ou integral, mostre como o futuro aluno pode conseguir uma!

4. Use a Internet

Hoje a Internet é um meio de comunicação que não pode ser ignorado. É necessário que a instituição participe de diversas redes sociais para que tanto os pais quanto os alunos possam acompanhar as novidades.

Isso também ajuda a agregar valor à IE, o que pode se transformar em matrículas no futuro. Aproveite também para criar um blog direcionado para o seu público-alvo. A Internet consegue conectar não só aqueles que já fazem parte da instituição, mas principalmente os que poderão fazer parte no futuro.

5. Treine bem a sua equipe

Já percebeu que os bancos possuem praticamente a mesma carteira de serviços? Quase todos oferecem poupança, título de capitalização, previdência, entre outros. Por que você escolhe um e não o outro? Qual é o grande diferencial? Um bom atendimento!

Quando os pais chegam na Instituição de Ensino, eles querem saber um pouco mais sobre a IE. Provavelmente já devem ter perguntado a um amigo que já tem o filho matriculado na IE e espera que você capriche nas informações adicionais. Para isso é necessário ter uma boa equipe, bem treinada, com tudo na ponta da língua, que saiba responder às dúvidas e aos anseios dos pais e alunos neste momento tão importante.

A equipe deve aprender a vencer as objeções dos clientes. Para cada problema uma solução deve ser encontrada ou um benefício deve ser colocado ao lado desse problema, para que o custo-benefício seja pesado na balança. Contudo, é preciso saber vender sem ser insistente e inconveniente.

6. Divulgue os seus bons resultados

Para que o bom trabalho da sua IE seja reconhecido é preciso divulgá-lo. As pessoas querem investir em algo que trará retorno — e mostrar o que a sua instituição consegue fazer pelos alunos que ali estudam é uma excelente maneira de atrair mais pessoas.

Quando sair o resultado de um vestibular, por exemplo, contabilize os alunos que estudaram na sua IE e conseguiram aprovação. Ou então, divulgue as boas colocações no ranking de notas do ENEM, prêmios e medalhas em olimpíadas educacionais. Isso pode ser colocado nas redes sociais — assim você conseguirá alcançar um grande número de pessoas e deixá-las mais interessadas na sua instituição.

Também não podemos esquecer dos pais. Divulgue a opinião deles sobre a Instituição de Ensino. Essa é uma excelente forma de incentivar outros pais a conhecê-la. Algumas empresas fazem pesquisa para ranquear quais são as melhores instituições de uma determinada região. Se você conseguiu ficar em uma boa colocação, isso certamente deve ser divulgado.

Como captar mais alunos não está parecendo tão difícil agora, não é mesmo? Continue conosco e você irá se surpreender ainda mais.

7. Inclua toda a equipe no processo

Uma Instituição de Ensino não é formada apenas pelos professores e diretores. Temos a equipe de limpeza, o pessoal da tecnologia da informação, os seguranças, os monitores… Enfim, há um grande número de funcionários que também precisam participar dessa boa divulgação do nome da instituição. Eles precisam ser a voz da instituição tanto dentro quanto fora dela.

Realize reuniões de conscientização com a equipe para explicar como é importante o apoio e a colaboração de cada um deles no processo de divulgação da Instituição de Ensino e captação de alunos. Faça-os entender que o aumento nas matrículas pode se reverter em vários benefícios para toda a comunidade acadêmica.

8. Fidelize os seus clientes

Manter uma relação duradoura com os clientes é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Serão eles que vão fazer a velha e boa propaganda boca a boca e, com isso, deixar diversos pais e alunos interessados em sua Instituição de Ensino.

Esteja sempre atento ao que esses antigos clientes desejam. Mantenha contato, saiba os nomes deles, envie e-mails ou mensagens para saber o que eles estão achando do seu serviço, se gostariam de acrescentar ou mudar alguma coisa, etc. Esteja com os ouvidos sempre atentos ao que eles têm a dizer.

9. Trace metas

De nada adianta investir em propaganda e marketing se você não sabe aonde quer chegar. Primeiro, faça uma contagem interna: quantos alunos você tem? Depois, defina uma meta: quantos alunos você gostaria de ter? A partir daí você sabe o quanto deverá investir para captar uma determinada quantidade de alunos.

Saber quanto foi gasto para captar uma quantidade “X” de alunos é apenas um exemplo. Metas bem definidas também são importantes para poder precificar corretamente os cursos e outros serviços oferecidos pela Instituição de Ensino, além de serem essenciais para a construção de indicadores de desempenho que vão ajudar a IE a alcançar as metas com maior eficiência.

Se você chegou até aqui, já descobriu que “como captar mais alunos” já não é um problema para a sua IE, não é mesmo? Vamos conferir a ultima estratégia?

10. Forme convênios com outras instituições

Formar convênios com outras instituições é uma estratégia muito importante para a captação de alunos. Com a parceria, você poderá oferecer aos pais pacotes e preços promocionais na contratação de determinados produtos ou serviços. É como oferecer uma espécie de vantagem para quem resolve se matricular na sua Instituição de Ensino. Por isso, faça parcerias com cursos de inglês, centros esportivos, creches e outros estabelecimentos que podem ser úteis aos pais e alunos.

Conclusão

Ideias de como captar mais alunos para a sua IE não faltam! Nesse momento é preciso deixar a criatividade fluir um pouco mais e fazer pesquisas sobre outras instituições concorrentes — não apenas as nacionais como também as internacionais — isso pode ajudar muito na hora de montar boas campanhas de matrícula e mostrar o diferencial competitivo da sua Instituição de Ensino.

Quer ver mais dicas como essas e aprender sobre gestão nas instituições de ensino? Siga as nossas redes sociais e não perca nenhuma novidade!

A gestão de uma Instituição de Ensino (IE) apresenta muitos desafios. Ao mesmo tempo em que a qualidade do ensino precisa estar no centro das atenções, não é possível descuidar dos aspectos administrativos e exigências burocráticas dos órgãos reguladores. Sendo assim, um bom ERP é fundamental para manter os gestores focados no que é essencial, mas como escolher um ERP adequado para a sua IE?

Diante de tantas opções que o mercado oferece, não é fácil decidir sobre qual sistema adotar. Qual deles tem as funções necessárias para otimizar o tempo e o trabalho dos seus funcionários? Como escolher um software que elimine tarefas repetitivas e permita que os esforços sejam direcionados para a qualidade educacional e estratégias de crescimento?

Se você também tem essas dúvidas, este conteúdo foi feito para solucioná-las! Nele, selecionamos algumas dicas valiosas para a seleção de um bom software de gestão educacional para a sua IE. Vamos às dicas?

1. Entenda as necessidades da sua Instituição de Ensino

É fundamental fazer um levantamento inicial das exigências, particularidades e outros itens específicos que a Instituição de Ensino deseja atender com a adoção de um sistema de gestão integrada.

Pesquisas e reuniões com funcionários, docentes, fornecedores e alunos são muito úteis para identificar os pontos que precisam ser considerados na hora de escolher um ERP.

O gestor deve levantar os pontos fracos da IE, mas sem se descuidar daqueles pontos que funcionam bem, os quais devem ser otimizados ou, pelo menos, monitorados para manterem o nível de excelência. Para isso, é indicado mapear os fluxos de trabalho principais e secundários de cada setor, para depois estruturá-los num plano conhecido como RFP – Request for Proposal, em tradução livre “Solicitação de Propostas”, que servirá de base para a escolha do ERP e sua futura implantação.

2. Estude as funcionalidades básicas do ERP

Definidos quais os itens principais e secundários que o ERP precisa atender, é hora de estudar atentamente as funcionalidades básicas do software para verificar se ele atende às necessidades levantadas pela IE.

É importante entender como o ERP funciona, identificando quais cadastros são necessários, quais dados são armazenados e qual a forma como esses dados se movimentam entre os diferentes módulos do sistema, verificando também quais relatórios são emitidos e  o jeito certo de interpretá-los, além de analisar a capacidade de integração do software com outras ferramentas da instituição.

Cada um dos setores da Instituição de Ensino deve ser incluído no processo de avaliação das funcionalidades do ERP, visto que eles possuem necessidades diferentes. Nesta fase o fornecedor do software deve estar disponível para fazer apresentações do sistema e responder todas as dúvidas da IE.

Você deve estar pensando: como escolher um ERP adequado com tantos itens para verificar? Calma, sabemos que não é uma tarefa tão fácil assim, mas continue acompanhando nossas dicas que você não vai errar na escolha!

3. Preze pela automatização de processos

Um bom sistema de gestão é aquele que reduz a necessidade de alocar recursos humanos em tarefas repetitivas e burocráticas. Por isso, um sistema que realmente automatize e otimize os processos é fundamental para a Instituição de Ensino, mas o que isso quer dizer?

Quando uma informação é inserida no sistema ela é consolidada e fica disponível para todos os setores a que é relevante. Esses setores têm permissão para acessar a informação e realizar processamentos diversos dentro do sistema, sem ter que digitar várias vezes o mesmo dado.

Imagine, por exemplo, que a IE realize uma compra de papel. Sem um sistema integrado as informações da compra seriam registradas três vezes: na anotação da aquisição, no agendamento do pagamento e na entrada no estoque. Com um software integrado, uma vez que o processo é automatizado, um único registro já cumpre todas essas tarefas de forma imediata, eliminando o retrabalho e informações duplicadas, reduzindo a quantidade de erros operacionais e oferecendo dados consolidados em tempo real para auxiliar o gestor na tomada de decisão.

4. Avalie as políticas de segurança digital e privacidade

Um software ERP lida com um grande conjunto de informações confidenciais. Diante disso, a Instituição de Ensino deve avaliar todos os detalhes sobre a política de segurança digital e privacidade do software que ela pretende adotar.

Fatores como segurança da informação, compartilhamento de dados e as regras de acesso devem ser verificados. Assim, a IE garantirá que suas informações mais importantes estarão protegidas contra terceiros.

É importante saber que, para um software hospedado na nuvem, as informações ficam armazenadas em um ambiente virtual externo à Instituição de Ensino, ambiente que possui a estrutura necessária para manter os dados e reter cópias de segurança. Sendo assim, o armazenamento das informações não depende da infraestrutura interna da IE e não estão sujeitas a acidentes com esses equipamentos, aumentando a segurança e a disponibilidade do software.

5. Analise a infraestrutura necessária para implantação do ERP

Por se tratar de uma solução tecnológica, antes de escolher um ERP é necessário levantar a infraestrutura requerida pelo software.

O levantamento da infraestrutura é importante para identificar se a IE precisará adquirir novos equipamentos para atuarem como servidores do sistema ou se o fornecedor do software oferece alternativas para este custo.

Caso o fornecedor do software trabalhe com a hospedagem do software na nuvem no modelo de negócio SaaS, sigla para Software as a Service ou, em português, Software como Serviço, a IE é liberada da responsabilidade sobre a infraestrutura, não tendo que investir em servidores e outros recursos para o ERP, tendo apenas que disponibilizar conexão com a Internet para acesso ao sistema. Nesse caso, a infraestrutura passa a ser de responsabilidade total do fornecedor do software.

6. Fique atento à tecnologia de desenvolvimento do software e às licenças de recursos adicionais

Um ponto que merece a atenção da Instituição de Ensino na hora de escolher um ERP é o tempo de obsolescência do software. Para que a Instituição de Ensino não precise se preocupar com isso, é importante que o ERP a ser adotado seja desenvolvido com tecnologia de ponta, de preferência rodando nativamente na web e permitindo o acesso por dispositivos móveis. Dessa forma, a vida útil do software será longa.

Outro ponto que deve ser verificado com muita atenção pela IE é o custo com licenças de recursos adicionais para o perfeito funcionamento do software de gestão. Por exemplo, todo software ERP é desenvolvido contando com um banco de dados onde as informações são armazenadas. Este banco de dados necessita de uma licença específica para ser utilizado, em alguns casos esta licença tem um custo adicional alto para o projeto. Para evitar custos desnecessários, vale contar com fornecedores de softwares ERP que trabalham com softwares livres em sua estrutura.

7. Avalie as opções de suporte do fornecedor do software

O processo de adaptação a qualquer ferramenta corporativa muitas vezes é demorado. Os profissionais de uma Instituição de Ensino podem ter dificuldades para se adaptar ao novo sistema, podendo se tornar resistentes à utilização do ERP e, consequentemente, o tempo necessário para implantação do software poderá ser aumentado.

Para evitar que dificuldades de adaptação ocorram, a IE deve avaliar quais são as opções de suporte oferecidas pelo fornecedor do software.

Existem diversas formas de suporte ao usuário, que vão desde o atendimento telefônico até a utilização de um sistema de Service Desk, cabe ao fornecedor do software disponibilizar uma, outra ou várias formas de suporte para atendimento à IE. Quanto mais abrangentes forem as opções, mais rapidamente as dúvidas serão solucionadas e os ajustes serão realizados, acelerando o processo de implantação do ERP.

8. Verifique o feedback de outros usuários

Uma das melhores formas de descobrir como uma ferramenta funciona, sua aceitação pelos colaboradores e o grau de satisfação da alta direção é obtendo o feedback de outros usuários.

É indicado que o gestor da IE entre em contato com quem já utiliza o ERP para ter uma visão mais ampla sobre as impressões que o software de gestão deixa em várias situações e nos diversos setores da organização.

Participar de fóruns e grupos com pessoas e empresas que já utilizam o ERP também é indicado, pois muitas respostas podem ser encontradas nestes canais.

Tenha em mente que o ERP é um investimento estratégico. Como ele afeta várias áreas da Instituição de Ensino, o feedback de outros usuários deve ser visto não só como uma forma de identificar possíveis problemas, mas também de identificar os pontos fortes do software de gestão, pontos esses que, futuramente, contribuirão para o sucesso da IE.

Como escolher um ERP está se tornando cada vez mais fácil, não é mesmo? Fique atento, pois as próximas dicas são imperdíveis!

9. Invista em um ERP especializado

Enquanto outros tipos de negócios podem utilizar sistemas de gestão genéricos, uma Instituição de Ensino possui demandas muito específicas e que exigem a utilização de um software realmente especializado no negócio Educação.

Adotar um ERP especializado significa a contemplação de módulos que, basicamente, só existem nesse ramo do mercado, como por exemplo, o módulo acadêmico e seus processos. Uma solução desse tipo também favorece a IE por trazer consigo as melhores práticas de gestão do segmento educacional.

Um ERP especializado, além de gerar economia, pode potencializar o sucesso da IE, pois possui integração nativa com portais e aplicativos voltados à comunidade acadêmica, atendendo aos alunos, pais, professores, coordenadores e reitores.

O ORION – ERP Educacional, desenvolvido pela TNT Technology, provê ferramentas integradas que possibilitam uma gestão de alta performance para Instituições de Ensino de qualquer tamanho. Ele foi concebido para dar suporte aos níveis operacional, gerencial e estratégico da IE e possui as funcionalidades necessárias para o atendimento desde a Educação Infantil até a Pós-graduação, contemplando as modalidades de ensino presencial, semipresencial e a distância.

Por rodar nativamente na web, o ORION possibilita a gestão de várias unidades da Instituição de Ensino, mesmo que separadas geograficamente. Suas ferramentas permitem uma visão segmentada (por unidade, seção, setor) ou agregada, dando ao gestor a possibilidade de compreender o negócio de forma mais ampla e aprofundada, através de indicadores de desempenho específicos.

10. Analise o custo-benefício

No momento de escolher um ERP e analisar seu custo-benefício, é preciso levar em consideração os objetivos e metas da empresa.

Se a IE deseja expandir seus negócios no futuro, o sistema de gestão deve ser capaz de suportar esse crescimento sem que os processos travem ou que haja limite na quantidade de dados a serem armazenados.

A utilização da computação em nuvem, além de prover segurança e escalabilidade, também provê economia para a Instituição de Ensino. A economia acontece porque, com a computação em nuvem, a IE não precisa comprar equipamentos caríssimos e pagar altos salários à profissionais especializados em infraestrutura, pois o fornecedor do software se responsabiliza pela hospedagem do sistema.

Se o propósito da IE for lançar algum método de ensino inovador ou entrar no mercado de educação a distância, é importante que as necessidades desse tipo de projeto sejam atendidas pelo ERP.

Um ERP Educacional, realmente especializado no negócio Educação, possui integração nativa com soluções para desenvolvimento de cursos, ou seja, integração com um ambiente virtual de apoio ao ensino-aprendizagem, assim a IE não terá que contratar outros programas para controle paralelo de cursos, aulas e atividades, eliminando este tipo de custo adicional.

A adoção de um ERP especializado e completo, hospedado na nuvem, no modelo SaaS e utilizando tecnologias livres, elimina vários custos que a IE poderia ter na contratação de um sistema de gestão genérico.

E agora, já sabe como escolher um ERP?

Para que a aquisição de um ERP seja feita de forma correta é preciso avaliar não só os aspectos internos da IE, como as necessidades dos setores, as exigências da alta direção, a infraestrutura existente, etc., mas avaliar também os aspectos externos, como interação com os alunos e toda comunidade acadêmica, bem como o cumprimento das obrigações da IE com os órgãos reguladores.

Além disso, existem os aspectos do próprio sistema, como funcionalidades e recursos, facilidade de implementação e usabilidade, compatibilidade com outras ferramentas, acessibilidade via web e escalabilidade, tecnologia de desenvolvimento e licenças, sem falar dos módulos específicos do negócio educacional.

Por fim, pontos referentes ao fornecedor do software, como a reputação e o nível de suporte oferecidos, fecham a lista do que deve ser observado para se escolher um bom ERP.

Em uma era em que a informação é vital para a sobrevivência e crescimento das organizações, saber como escolher um ERP e, posteriormente, poder contar com uma solução completa como um ERP Educacional especializado, é essencial para a sua Instituição de Ensino!

Adotar um sistema ERP especializado no negócio Educação, permite ganhos significativos para a gestão da IE, facilitando a tomada de decisão com apresentação de informações estratégicas em tempo real, fazendo com que a IE possa se antecipar aos acontecimentos do mercado educacional e estar sempre um passo à frente dos concorrentes.

Agora que você já sabe como escolher um ERP, que tal uma demonstração gratuita do ORION – ERP Educacional? Entre em contato conosco pelo e-mail solucao@tnttec.com.br ou então ligue +55 (014) 3523-5001

Você também pode entrar em contato conosco clicando aqui!

A modernização de uma Instituição de Ensino (IE) é de vital importância para a sua sobrevivência. Isso é uma verdade absoluta no mundo contemporâneo, um mundo onde a tecnologia tem se aperfeiçoado e atualizado cada vez mais rapidamente. Para alcançar esta modernização, a IE deve contar com uma solução tecnológica que facilite o gerenciamento das suas atividades e a apoie na tomada de decisões estratégicas. Nesse cenário, destaca-se a utilização de um software ERP. Mas o que é um ERP, você sabe?

Das tecnologias utilizadas nas mais diversas organizações atualmente, poucas são tão importantes quanto o ERP – também conhecido como sistema de gestão integrada. Por funcionar como um ambiente unificado para a gestão do negócio, o software impacta diretamente na maneira como uma organização funciona. Diante disso, a escolha de um bom sistema de gestão, de preferência específico para o negócio educação, deve ser vista como um investimento estratégico para a Instituição de Ensino.

Se você quer saber mais sobre o que é um ERP e a sua influência no negócio educacional, confira o nosso post!

O que é um ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou em português, Planejamento de Recursos Empresariais. Também chamado de sistema de gestão integrada, de forma simplista, podemos dizer que ele funciona como o ponto único de armazenamento e processamento de dados de uma empresa, integrando todos os setores da organização em um único sistema, garantindo sincronia, consistência e confiabilidade dos dados.

O ERP auxilia na integração de equipes e na manutenção de um ambiente com alto nível de colaboração, reduzindo retrabalho e aumentando a eficiência operacional na realização das atividades.

Com um sistema de gestão integrada a alta direção da IE pode visualizar todos os processos em andamento na instituição, podendo eleger pontos de monitoramento e identificar, por exemplo, problemas iminentes antes mesmo de atingirem um estágio crítico, formando uma força tarefa para solucioná-los rapidamente ou, até mesmo, para evitá-los.

Um sistema de gestão possui recursos e funcionalidades que possibilitam otimizar os processos da IE automatizando-os, ou seja, alinhando melhor as atividades de cada um dos setores da empresa, economizando o tempo e o dinheiro investido em tarefas repetitivas ou isoladas, reduzindo custos administrativos e de operações, aumentando a produtividade dos funcionários, a transparência das informações e, consequentemente, aumentando a rentabilidade da instituição.

Com os dados unificados é possível que o gestor da IE acesse o sistema de qualquer lugar e a qualquer momento utilizando, inclusive, dispositivos móveis que, além de permitirem mobilidade, garantem agilidade na tomada de decisão.

O ERP é composto por diversos módulos ou componentes que permitem a sua implantação de forma modularizada, ou seja, por partes. Desta forma a IE pode eleger quais setores serão automatizados primeiro e, posteriormente, acoplar os demais componentes para completar a implantação do software, automatizando o restante dos setores da instituição conforme a necessidade.

Pensando no porte da Instituição de Ensino, alguns ERPs permitem a sua implantação em diferentes modelos de negócio, proporcionando para a IE um maior controle sobre o investimento a ser realizado, oferecendo flexibilidade na contratação de produtos e serviços.

Um software de gestão integrada vai coletar, processar e armazenar um grande número de informações de alto valor agregado. Por isso, o ERP possui políticas de segurança e privacidade que visam a assegurar que informações confidenciais não serão acessadas e compartilhadas indevidamente.

Agora que você já está familiarizado com o termo ERP, vamos detalhar alguns pontos importantes para complementar o seu conhecimento sobre essa excelente ferramenta de gestão. Vamos lá?

A importância da Governança de TI na implantação de um ERP

A boa governança de TI se alicerça em três pilares, sendo: processo, pessoa e ferramenta. Esses pilares são explicados a seguir:

• Processo: consiste no mapeamento, na otimização e padronização dos processos da IE;
• Pessoa: trabalha a capacitação dos indivíduos nos processos de negócio e de TI da instituição;
• Ferramenta: se dá na implantação, manutenção e atualização tecnológica de um software.

A partir desses pilares é possível afirmar que nenhuma ferramenta, mesmo um ERP, será eficaz se os processos da organização não estiverem organizados e se o seu pessoal não estiver capacitado.

É importante acrescentar a esses pilares um outro indicador muito importante para o sucesso da implantação de um ERP, este indicador é o dado. Primeiramente, os dados da Instituição de Ensino precisam passar por um processo de auditoria para garantir que não estão inconsistentes e, posteriormente, somente os dados válidos são incluídos no sistema. Desse modo, nenhum dado inconsistente prejudicará as funcionalidades do ERP e, consequentemente, a gestão da IE.

Um ERP pode ser implantado em IEs de qualquer tamanho?

Existem ERPs que atendem aos diferentes tamanhos de Instituições de Ensino, desde uma IE de pequeno porte até uma grande rede de ensino, independentemente da unidade ser um colégio, um campus ou um polo educacional.

Uma Instituição de Ensino, independentemente do tamanho, é uma organização complexa, com vários setores e necessidades diferentes. Diante disso, uma dica é que o gestor esteja sempre atento para analisar e identificar quais são os pontos que necessitam de melhorias, para que ele possa definir o conjunto de processos que serão automatizados com a implantação de um ERP. Essa análise deve incluir, mas não se limitar, a fatores como:

• Necessidade de integrar times;
• Busca por mais mobilidade operacional e gerencial;
• Redução de custos com processos diversos;
• Necessidade de criar rotinas mais eficientes;
• Gargalos operacionais.

Com o conjunto de processos definidos é possível escolher o tipo de implantação mais adequada para a Instituição de Ensino. A IE pode preferir implantar o ERP completo, atendendo a todos os setores ou pode optar por uma implantação parcial, focando seus principais processos como, por exemplo, processos acadêmicos e financeiros somente.

Optando por uma implantação parcial do ERP, a qualquer momento, a Instituição de Ensino pode decidir por contratar outros módulos do sistema e ir complementando seu ERP aos poucos, automatizando os demais setores da instituição gradativamente.

Qual a infraestrutura necessária para a implantação de um sistema de gestão?

Para que a implantação do ERP seja simples e sem complicações é imprescindível levantar as necessidades de infraestrutura da Instituição de Ensino, verificando se a estrutura atual suporta a solução tecnológica escolhida.

Após levantamento, pode ser que seja identificada a necessidade da IE adquirir equipamentos novos e mais potentes para atuarem como servidores, permitindo que o sistema de gestão funcione bem, além de ser preciso capacitar ou contratar pessoal especializado para gerenciar isso tudo.

Uma alternativa para que a IE não precise se preocupar com a infraestrutura é a adoção de um software na nuvem. Essa alternativa evita que seja preciso montar uma infraestrutura robusta dentro da IE só para suportar a instalação do ERP. Com a adoção de um software na nuvem também é possível reduzir parte dos custos de infraestrutura envolvidos na aquisição do sistema de gestão.

O modelo de negócio mais indicado para Instituições de Ensino que desejam adotar um software na nuvem é o modelo SaaS – Software as a Service, ou em português, Software como Serviço. Nesse modelo de negócio o investimento do cliente se dá mensalmente e de acordo com o consumo, garantindo flexibilidade e escalabilidade tanto em infraestrutura quanto em produtos e serviços. O modelo SaaS é o único em que há a delegação de responsabilidades, ou seja, a IE cuida da excelência em Educação e performance do negócio e o fornecedor do software se preocupa com a TI.

A seguir, elencamos alguns benefícios da hospedagem de software na nuvem utilizando o modelo SaaS:

• Confiabilidade e segurança das informações;
• Maior segurança contra panes e problemas operacionais em servidores físicos;
• Alta disponibilidade do sistema;
• Maior acessibilidade, pois basta uma conexão com internet para que seja possível visualizar e manipular as informações, estando em qualquer lugar e em qualquer horário;
• Atualizações e modernizações constantes realizadas pelos fornecedores do software, de modo que o tempo de obsolescência é praticamente inexistente;
• Excelente desempenho e escalabilidade para acompanhar a expansão da IE;
• Flexibilização financeira, pois é possível contratar recursos adicionais somente quando necessários;
• Possibilidade de suporte de equipe especializada em tempo real, contando com a experiência e reputação dos fornecedores.

Seja localmente ou na nuvem, a instalação de novos softwares é um processo complexo. Se esse processo for mal executado pode causar um impacto negativo na implantação do software e afetar o retorno sobre o investimento. Porém, se bem planejado e no modelo de negócio adequado, o processo de implantação de um ERP se dá de forma tranquila e sem complicações.

Implantando um sistema ERP

Na maioria das vezes, a implantação de um ERP é um processo lento se comparado com a implantação de outros sistemas isolados ou de aplicativos independentes, visto que um ERP é um software muito mais completo e robusto, que contempla vários módulos e que atende a todos os processos e setores da Instituição de Ensino.

A implantação de um ERP é composta por várias etapas e nestas etapas são envolvidas as equipes da IE e do fornecedor do software. Para que o processo de implantação tenha sucesso, deve haver um alto grau de comprometimento e dedicação das equipes.

Implantar um software de gestão integrada requer um bom planejamento e organização desde o processo de seleção do software, pois as atividades gerenciais e a rotina de trabalho dos colaboradores da IE certamente serão impactadas. Para isso, é importante estruturar um plano de ação que contenha cronogramas – prevendo todas as etapas da implantação – e atitudes preventivas para caso algo não saia como pretendido.

Todavia, quando se adota uma solução proveniente de um fornecedor confiável, experiente e comprometido com o sucesso do cliente, as chances de imprevistos diminuem consideravelmente, restando as vantagens operacionais, gerenciais e estratégicas proporcionadas pelo sistema de gestão.

A seguir, elencamos as principais vantagens e os fatores críticos de sucesso na implantação de um ERP.

Principais Vantagens

São muitas as vantagens da implantação de um ERP, citamos aqui as principais:

• Centralização de informações;
• Integração entre os setores da instituição;
• Automatização de processos, com eliminação de trabalho manual e duplicação de dados;
• Colaboração entre as equipes;
• Redução de custos;
• Segurança das informações;
• Flexibilidade para configurações e parametrizações específicas da IE;
• Escalabilidade, acompanhando o crescimento nos dados da instituição;
• Aumento de produtividade;
• Mobilidade;
• Suporte especializado, tanto técnico quanto de negócio;
• Incorporação das melhores práticas do mercado aos processos internos da Instituição de Ensino;
• Compliance;
• Indicadores de desempenho que apoiam a tomada de decisão, com redução do tempo de respostas ao mercado educacional;
• Aumento da competitividade da IE.

Fatores críticos de sucesso

Existem alguns fatores, internos e externos, que comprometem o processo de implantação de um software ERP em uma Instituição de Ensino.

Do lado do cliente, podemos citar como fatores críticos os itens elencados a seguir:

• Envolvimento dos usuários;
• Apoio da alta direção;
• Definição clara das necessidades e dos objetivos;
• Planejamento adequado;
• Expectativas realistas;
• Marcos intermediários;
• Equipe competente, comprometida e dedicada;
• Foco e comprometimento da equipe;
• Motivação;
• Infraestrutura adequada.

Já do lado do fornecedor do software, podemos citar os seguintes fatores:

• Gerenciamento da expectativa do cliente;
• Levantamento de requisitos;
• Definição de cronogramas;
• Suporte técnico e de negócio;
• Documentação;
• Comunicação.

O processo de implantação de um ERP é trabalhoso para ambos os lados. A implantação pode se estender por vários meses até que todas as etapas do projeto sejam concluídas.

Problemas em qualquer um dos fatores críticos de sucesso podem inviabilizar o projeto, por isso, tais problemas podem e devem ser evitados. Cabe ao gestor da IE e ao fornecedor do software estarem “sempre alerta”, monitorando esses fatores e os demais indicadores de evolução do projeto para agirem com antecedência caso algo esteja saindo diferentemente do planejado.

Com parceria e comprometimento entre a Instituição de Ensino e o fornecedor do software todos os imprevistos podem ser contornados em tempo hábil e a implantação do ERP será um sucesso.

Customização de processos ou software especializado?

Softwares ERPs considerados genéricos, ou seja, que atendem a qualquer tipo de organização, são compostos por uma estrutura básica que permite ser customizada em função das particularidades das empresas que adquirem o software. Porém, o custo e a rapidez com que essas customizações são implementadas podem impactar diretamente no momento da Instituição de Ensino em alcançar o sucesso em seus processos de negócio.

Com o intuito de não onerar a IE com customizações desnecessárias, existem no mercado ERPs especializados no negócio educação, como é o caso do ORION – ERP Educacional. Mesmo que haja a necessidade de se implementar alguma customização para atender a um requisito específico da IE, todos os processos do ORION já foram pensados e desenvolvidos utilizando as melhores práticas do mercado educacional, reduzindo os custos e o tempo com customizações pontuais e trazendo a expertise do mercado de educação para dentro da IE.

O ORION foi desenvolvido para suprir e se antecipar às necessidades de Instituições de Ensino de qualquer porte, atendendo a todos os níveis e modalidades de ensino, sendo totalmente modularizado com componentes específicos para cada setor da instituição, contemplando desde a área acadêmica até a controladoria e o RH, e com acesso 100% via Internet.

Um ERP especializado no negócio educacional é a melhor opção em sistema de gestão que uma Instituição de Ensino pode encontrar no mercado, pois, além de todo o controle administrativo, é possível encontrar uma solução totalmente integrada com portais e aplicativos voltados à educação e à comunidade acadêmica, tudo pronto para usar.

O custo de um software ERP

Antes de adquirir um ERP é preciso levar em consideração os objetivos e metas da Instituição de Ensino.

Sabendo quais são os objetivos e as necessidades da IE, bem como quais funcionalidades e recursos de um ERP serão fundamentais para que a IE atinja suas metas, fica mais fácil avaliar o custo-benefício da adoção de um software ERP.

É importante verificar o nível de criticidade dos processos da IE, elencando-os e categorizando-os, desde os mais urgentes até os que menos precisam de cuidados. Desse modo, a IE poderá encontrar um ERP que dê maior ênfase e robustez aos seus processos mais vitais.

Para poder mensurar o custo-benefício da implantação de um ERP, é imprescindível que a IE também avalie a acessibilidade ao sistema, a possibilidade de hospedagem na nuvem, a reputação dos fornecedores e a qualidade de seus serviços de suporte. Todas essas questões pesam na hora de calcular os custos que a IE pode ter com a adoção de um ERP e saber, assim, se os benefícios compensam os custos envolvidos.

Caso a IE já possua softwares independentes para administração de alguns setores e precise apenas complementar a gestão, é possível adquirir módulos separados do ERP, eliminando o custo com os módulos que não serão necessários.

Saiba que um software ERP não é barato, porém é um dos softwares que mais aceitam negociações no mercado. Geralmente, para definir o valor do investimento em um ERP são consideradas diversas variáveis que vão desde os produtos e serviços oferecidos, passando pelo modelo de negócio e chegando, até mesmo, a quantidade de alunos que a IE possui. Diante disso, é importante que a IE saiba exatamente do que precisa e o que está procurando, somente dessa forma ela terá condições de negociar valor com o fornecedor do software.

Dependendo da necessidade da Instituição de Ensino e da negociação com o fornecedor do software, é possível que existam ainda dois custos paralelos ao projeto de implantação de um ERP. Um desses custos é referente ao projeto de integração do ERP com outros sistemas instalados na IE e o outro é referente ao projeto de migração de dados para o ERP. A seguir vamos explicar rapidamente cada um desses custos.

Custo de integração do ERP com outros sistemas

Mesmo sendo possível integrar um ERP com outros sistemas da Instituição de Ensino, é importante verificar se há compatibilidade entre eles e se as informações mantidas nos sistemas já usados na IE serão disponibilizadas facilmente para o ERP. Isso é muito importante já no início das negociações com o fornecedor de software, para que a incompatibilidade entre os sistemas não inviabilize a implantação do ERP.

Não vamos entrar em questões técnicas, mas existem vários tipos de integração entre sistemas, cada tipo demanda mais ou menos esforço, pode se dar por processo automático ou manual e o custo pode variar bastante.

A implantação completa do ERP tende a eliminar o custo paralelo com projetos de integração, visto que o ERP atende a todos os setores da IE.

Custo de migração de dados para o ERP

Quando a Instituição de Ensino já possui um sistema que armazena seus dados e resolve adotar um novo software, ou seja, adotar um ERP, muito provavelmente ela vai querer que os dados armazenados no sistema anterior sejam transferidos para o novo sistema. Esse é um processo chamado de migração de dados.

A migração de dados pode ser realizada de diversas formas, envolvendo tanto técnica, quanto pessoal e custo diferenciados. Por isso, antes de decidir sobre migrar os dados do sistema anterior para o ERP, é importante que a IE entenda as opções oferecidas pelo fornecedor do software e avalie o custo-benefício.

Por que uma Instituição de Ensino precisa de um ERP?

Agora que você já sabe o que é um ERP e conhece os pontos mais importantes desse software, podemos falar sobre o principal motivo de uma IE precisar de um sistema como esse.

Além de modernizar a Instituição de Ensino através da automatização de processos, reduzindo custos operacionais e dando suporte à tomada de decisões estratégicas, um ERP aumenta a competitividade da IE diante de seus concorrentes, ampliando a eficiência operacional e gerencial nos negócios, visto que o ERP possui capacidade proativa, fazendo com que a IE se antecipe ao mercado educacional e saia na frente.

O ERP é o sistema de gestão mais completo do mercado e pode fazer muito por uma Instituição de Ensino. Sabemos que a concorrência tem investido em bons sistemas de gestão e já começa a colher os muitos benefícios desse tipo de software.

Se a sua IE ainda não utiliza um ERP está na hora de investir em um. Não corra o risco de ficar atrás da concorrência!

Gostou do nosso post? Que tal uma demonstração gratuita do ORION – ERP Educacional? Entre em contato conosco pelo e-mail solucao@tnttec.com.br ou então ligue +55 (014) 3523-5001

Você também pode entrar em contato conosco clicando aqui!

Administrar todas as atividades realizadas em uma Instituição de Ensino (IE), diminuir custos e aumentar a captação e a retenção de alunos, são funções que tem contado cada vez mais com a tecnologia. Por meio de alguns softwares especiais desenvolvidos especificamente para IEs, a automatização de processos tem tornado a gestão acadêmica e corporativa cada vez mais fácil.

A automatização de processos garante uma melhor gestão dos recursos e, consequentemente, contribui para que a Instituição de Ensino atinja o sucesso desejado em suas atividades com maior eficiência na rotina de trabalho. Porém não é possível automatizar processos sem a tecnologia e, para isso, apresenta-se como um recurso imprescindível, tanto para a alta gestão da IE quanto para o pessoal operacional, um software ERP – sigla para “Enterprise Resource Planning”.

De modo geral, o ERP é um software que integra todos os setores de uma organização mantendo os dados e automatizando processos em um único sistema. Um software como este, desenvolvido especialmente para Instituições de Ensino, traz uma série de benefícios quando implantado.

E então, quer saber mais sobre os benefícios da automatização de processos para a sua Instituição de Ensino? Continue acompanhando o post!

O que é automatização de processos?

A automatização de processos consiste em racionalizar, otimizar e automatizar os processos-chave de uma Instituição de Ensino. Claro que para isso muitos processos manuais são substituídos por softwares programados com rotinas necessárias para execução sistemática de atividades previamente mapeadas e configuradas no sistema. Pode-se citar, por exemplo, o processo de matrícula, registro do desempenho e frequência de alunos, faturamento de mensalidades, contabilização, cálculo de folha de pagamento, entre outros.

Com a automatização de processos é possível que a Instituição de Ensino, através de um software de gestão, realize o acompanhamento de todos os seus processos de negócio, monitorando informações operacionais, gerenciais e estratégicas, tornando possível a criação de cenários para tomada de decisão com indicadores que apontem os caminhos mais acertados para investimentos, redução de custos e aumento de competitividade no mercado educacional.

Quais são os benefícios?

Gestão financeira eficiente

A automatização de processos possibilita a organização de toda a movimentação financeira da Instituição de Ensino em um só lugar, ou seja, em um software ERP. Assim, há a diminuição de controles paralelos e todas as contas previstas no orçamento da instituição, os recebimentos, pagamentos e os benefícios acadêmicos, poderão ser facilmente conferidos, validados e consolidados, possibilitando a geração de dados estatísticos, ajudando a IE na tomada de decisões referentes a redução de despesas e recuperação de receitas.

Redução dos custos operacionais

Utilizando um bom sistema ERP e automatizando os processos da Instituição de Ensino corretamente, é possível ter um maior controle administrativo através de um panorama detalhado de todas as atividades desenvolvidas, descentralizando as informações e promovendo transparência aos processos. Isso contribui não só para melhorar as estratégias de negócio e a administração diária, mas também permite a correção de possíveis desvios e falhas operacionais, otimizando recursos, promovendo melhoria contínua, aumentando a capacidade gerencial, reduzindo custos e atraindo novos investimentos para a IE.

Controle eficaz da área acadêmica

Outro benefício que a automatização de processos proporciona é o controle eficaz dos processos e atividades da área acadêmica da Instituição de Ensino. Isso é possível através da utilização de um software com componentes específicos de gestão educacional e neste cenário destaca-se o ORION – ERP Educacional.
Com o ORION os registros de matrículas, o controle de frequência e desempenho do aluno, o acompanhamento de atividades acadêmicas e das etapas para o cumprimento do curso, bem como os demais processos relacionados aos alunos, professores e coordenadores, podem ser organizados e monitorados em um único lugar, através de cadastros, relatórios e um painel de controle contendo indicadores de desempenho acadêmico, dando suporte a tomada de decisão da liderança acadêmica da IE.

Integração de todos os setores da IE

É possível integrar todos os setores da Instituição de Ensino através da utilização de um ERP e da automatização de processos. Para cada atividade fim desses setores, o ERP disponibiliza funcionalidades específicas e interfaces amigáveis para que todas as informações mapeadas durante a automatização dos processos sejam lançadas, processadas e consolidadas com as informações provenientes de outros setores, eliminando retrabalho e duplicação de informações.

Melhoria na comunicação

Um importante benefício da automatização de processos está na melhoraria da comunicação entre os setores da Instituição de Ensino e também da IE com a comunidade acadêmica.

Com os processos automatizados a IE terá, por exemplo, mais e melhores informações sobre as matrículas, podendo saber em tempo real o impacto financeiro com a evasão de alunos e o total da receita originada no processo de matrícula. Com essas informações as equipes acadêmica, financeira e de marketing poderão se unir e planejar ações conjuntas entre os setores objetivando manter a sustentabilidade da IE.

A comunicação da Instituição de Ensino com a comunidade acadêmica se dá também em tempo real como, por exemplo, nos momentos em que o desempenho do aluno é registrado pelo professor, quando da proximidade dos vencimentos das mensalidades ou da expiração de prazos para entregas de atividades de responsabilidade tanto do aluno quanto do professor ou coordenador de curso, através de mensagens automáticas enviadas  por e-mails, SMS ou notificações push.

Geração de indicadores estratégicos

As Instituições de Ensino buscam excelência no gerenciamento de seus negócios e sabemos que indicadores de desempenho são a base para a tomada de decisões estratégicas. Porém, para poder estabelecer metas, criar cenários e a realizar análises sob diferentes perspectivas é necessário que todos os processos da IE estejam automatizados e ofereçam informações consistentes.

A automatização de processos possibilita que sistemas de gestão possam ser acoplados a softwares de análise de negócios que geram indicadores estratégicos de desempenho educacional e corporativo, como é o caso do BA2Edu – Business Analytics para Educação. Softwares como o BA2Edu permitem o monitoramento em tempo real de todas as informações da Instituição de Ensino, maximizando a precisão na tomada de decisão, fazendo com que o gestor realize análises preditivas e proativas antecipando-se aos acontecimentos e aumentando, assim, a vantagem competitiva da IE.

Dicas para automatizar os processos da sua IE

A automatização de processos juntamente com o uso de um sistema ERP e de um software de Business Analytics, ambos especializados no negócio educação, somam um importante diferencial estratégico para qualquer Instituição de Ensino. Esse é um dos melhores investimentos que uma IE pode fazer!

Logo abaixo, deixamos algumas dicas para o gestor que vai iniciar a automatização de processos em sua IE:

1. 1. • Faça um planejamento identificando os setores e processos que, inicialmente, podem ser automatizados;
      • Escolha um sistema de gestão especializado no negócio educação;
      • Realize o mapeamento dos processos identificando todas as atividades envolvidas, artefatos produzidos e sinalização de início, fim e paralelização de atividades ou processos;
      • Comece sempre pelos processos mais simples e vá implementando novos processos gradativamente;
      • Realize testes e valide os processos antes de colocá-los em produção;
      • Desenvolva a automatização de processos pensando não só em melhorias internas, mas concentrando-se também no cliente;
      • Seja paciente, pode levar tempo até que o processo amadureça e a IE obtenha os resultados esperados;
      • Monitore o desempenho de cada processo automatizado, analisando seus impactos;
      • Gere documentação de tudo para que possa ser medida a evolução do processo e o resultado proporcionado à IE.

Quer saber mais sobre as vantagens da automatização de processos para a sua IE? Assine a nossa newsletter e fique por dentro desse tema!